Sucesso na Gestão de Projetos e o "Outro Lado"

Alcançar o sucesso na Gestão de Projetos não é uma tarefa fácil, um projeto bem executado é aquele que se conclui alcançando o seu objetivo, com o custo e tempo previstos, ou menor. Mas cada um desses três fatores estão em interdependência, CUSTO - TEMPO - ESCOPO, chamada de tríplice restrição são três variáveis que giram em torno de uma quarta, a qualidade do projeto, que é diretamente afetada pelo bom balanceamento das outras três. Então alcançar o sucesso em um projeto, tem tudo a ver em alcançar o sucesso na gestão do mesmo, em conseguir equilibrar e saber lidar com os fatores implicantes que rodeiam o processo de execução.

Não adianta um escopo muito bem planejado, se os custos sobem a cada erro cometido, ou o tempo de entrega se excede, ou escopo e tempo respeitados, se os custos excedem o acordado, não há sucesso em um projeto sem esses três itens em harmonia e quase que perfeita execução.

Lembrando também que um projeto é algo único, não existe um molde, ou repetição de atividades já pré-estabelecidas (processo), para a boa execução do mesmo, o uso das metodologias e conhecimentos aplicáveis que determinam a boa execução ou não.

É nesse ponto, em que entra o próprio Gestor de Projetos, é de suma importância alguém que conheça o escopo, o prazo, os custos e ativos e a equipe para a boa realização do Projeto. É necessário também que esse profissional seja detentor de conhecimentos que serão aplicados no decorrer da construção do objetivo final, porque são as atitudes que ele irá tomar mediante desacertos e desencontros, que irão moldar o final do empreendimento. São exemplos de atitudes que o Gestor de Projetos pode tomar, tanto paliativas, remediativas ou preventivas: conhecer o corpo da equipe, seus defeitos e qualidades, para saber lidar com o “sujeito” de forma mais efetiva; saber e trabalhar com as margens de custo, até onde pode gastar e onde pode economizar, diminuindo ou mantendo o inicial. O Gerente de Projetos é também responsável pela comunicação interna, filtrar e passar informações entre a equipe, e externa, cliente e equipe, fornecedor e terceiros. Sendo responsável por essa instância as chances de ocorrerem erros na troca de informações é muito menor ou no mínimo controlada, evitando assim que alguma das três instâncias da tríplice obtenha falha.

Um exemplo vívido de falha de projeto, para os baianos principalmente, é a Linha 1 do metrô de Salvador. Um trecho relativamente curto, são somente 12 quilômetros de extensão, contra 16 longos anos de construção. Extrapolou o cronograma, e custou muito mais aos cofres públicos do que deveria, em referência à extensão x tempo, é a obra mais demorada do país. Os problemas são os mais diversos, técnicos/operacionais, administrativos e políticos.

Erros no estudo de solo, licitações viciadas e comunicação empresa x governo ruidosa, foram alguns dos empecilhos que contribuíram para o atraso da conclusão.

Outro mega empreendimento que falhou “miseravelmente” foi a Transposição do Rio São Francisco, começada em 2005, a transposição só chegou em sua reta final agora em 2016, com 90,5% de conclusão física. Muitos foram os empecilhos encontrados, uma das maiores foi uma falha geológica que foi a causa de um dos maiores aumentos do custo da obra e revisão do contrato para aumento do prazo. O preço inicial foi de R$4,9 bilhões e hoje já está em R$5,6 bilhões, aumento expressivo que põe a mega construção dentro de uma falha absurda na Gerência de Projetos.

Exemplos de sucesso não faltam para ilustrar e engrandecer a boa prática da Gestão de Projetos, conhecimentos de práticas empresariais alinhados a boa relação interpessoal é quase que meio caminho andado para um bom gestor, alinhado a uma boa equipe e um cliente direto e decisivo as chances de um projeto ser bem sucedido são altíssimas.

2ª Semana - 10 mandamentos da Gestão de Projetos

Segunda semana finalizada, assisti alguns dos vídeos do Veduca. Achei um pouco monótonos, porém o conteúdo é passado de forma direta e concreta, fiz algumas anotações que acredito serem importantes para um futuro próximo. 
Peregrinando pela internet encontrei um site que lista os 10 mandamentos para a gestão de projetos, e me senti na obrigação de postar aqui, como curiosidade da semana! 

"Os 10 mandamentos do gerenciamento de projetos

I - Estreitarás teus escopos. Nada é pior do que um projeto interminável. Ele pode sugar todos os recursos e esgotar até mesmo a equipe mais motivada. Para manter os projetos firmes e orientados, concentre seus maiores esforços em projetos menores, que tenham entregas ("deliverables") alcançáveis e que possam cumprir seus prazos. A longo prazo, uma série de vitórias pequenas tem mais impacto sobre a organização do que uma gigantesca orquestra sinfônica que nunca chega a tocar.

II - Não tolerarás equipes inchadas. Uma boa maneira de começar com o pé direito é garantir que a equipe do projeto terá o tamanho certo. Equipes maiores são mais difíceis de motivar e administrar, e as personalidades podem ficar no meio do caminho, atrapalhando o trabalho. Não existe um tamanho ideal para a equipe, mas uma boa regra empírica é ter uma pessoa para cada papel e um papel para cada pessoa. Se alguns integrantes tiverem que desempenhar mais de um papel, tudo bem - se você for errar o dimensionamento, erre a favor de uma equipe menor.

III - Exigirás dedicação de todas as áreas envolvidas. Se a área de TI aceitar um prazo apertado, mas parte dos documentos de projeto precisar ser aprovado pelas demais áreas da organização, e elas não estiverem comprometidas da mesma forma, o projeto acaba virando uma gincana. Se as áreas de negócio aceitam um prazo apertado, mas dependem de um aplicativo a ser desenvolvido pela área de TI, que não está comprometida da mesma forma, o projeto também acaba virando uma gincana. O gerente de projeto deve se posicionar de forma a que todas as áreas diretamente envolvidas no sucesso do projeto estejam comprometidas, e disponíveis na medida da necessidade, desde o princípio.

IV - Estabelecerás um comitê para analisar o andamento. O comitê de acompanhamento, qualquer que seja seu título oficial, é o corpo diretivo do projeto. Ao mesmo tempo em que lida com questões relacionadas às políticas e estratégias da empresa, ele pode e deve remover as lombadas e obstáculos do caminho do projeto. Um arranjo típico envolve reuniões quinzenais das áreas de gerência intermediária envolvidas no projeto, para analisar seu andamento e verificar como se envolver das formas descritas acima.

V - Não consumirás tua equipe. O 'burnout', ou esgotamento físico e mental dos membros da equipe, causado pelo stress e esforço das atividades, não é incomum. Fique atento às necessidades das pessoas e evite este efeito que reduz a efetividade da equipe - não planeje de forma que o envolvimento das pessoas vá exigir sacrifícios incomuns e continuados. Em particular, evite o efeito do envolvimento serial: o popular efeito "sempre os mesmos" - pessoas que se destacam por resolver bem os problemas que recebem, e assim acabam sendo envolvidos em mais projetos do que seria racional, gerando stress para elas, e disputa de recursos para os projetos.

VI - Buscarás apoio externo quando necessário. Adotar consultores em gerenciamento de projetos é uma forma de prevenir o esgotamento. Além de aumentar as equipes, os especialistas externos muitas vezes podem trazer valiosas novas idéias, perspectivas e energias. É essencial trazer o profissional certo no momento certo: especialistas nos aspectos técnicos e de mercado não são a mesma coisa que especialistas em gerenciamento de projetos. Considere as características do projeto e da equipe antes de definir o tipo de apoio externo necessário.

VII - Darás poder às tuas equipes. Equipes de projeto que já estejam se esforçando para cumprir seus escopos e prazos não precisam ter preocupações adicionais com questões formais como o preenchimento de formulários de registro de atividades para seus departamentos, ou participação em reuniões periódicas de seu órgão de origem. Ao invés disso, eles devem ter o poder discricionário de dedicar-se às atividades essenciais e que agregam valor ao projeto, e a estrutura deve se esforçar para adaptar-se a estas condições. Mas é importante que os membros da equipe correspondam a esta confiança, saibam claramente o que se espera deles e de que forma devem usar sua iniciativa.

VIII - Usarás ferramentas de gerenciamento de projetos. Tarefas mundanas de gerenciamento de projetos podem ser automatizadas. Procure ferramentas que ofereçam acompanhamento do andamento, gerenciamento de tarefas, gerenciamento do fluxo de trabalho e análise de recursos, e que funcionam em uma plataforma de Intranet que promova o compartilhamento e a comunicação. Mas lembre-se de que usar tecnologias que acrescentem uma camada extra de complexidade a um projeto já desafiador por si pode não ser uma boa idéia.

IX - Reconhecerás o sucesso. Todos os participantes do projeto devem ser reconhecidos de forma positiva pelo esforço que praticaram. As recompensas não precisam ser extravagantes. É fundamental que a origem real do reconhecimento - seja a Presidência, a direção da filial regional, o principal patrocinador do projeto ou o seu gerente - fique clara para todos, e que se manifeste de forma tão individual e personalizada quanto possível.

X - Não tolerarás gambiarras. Políticas sólidas de gerenciamento de projetos devem eliminar antecipadamente a tentação de recorrer a alternativas rápidas e rasteiras, que só levam a erros, desperdício, retrabalho e frustração.

Estes são os mandamentos da gestão de projetos segundo James Kerr"

Fonte: http://efetividade.net/2007/09/gerenciamento-de-projetos-os-10-mandamentos.html 

Pra essa semana é só, na próxima espero ter absorvido mais conteúdo e compartilharei os resumos que fiz do vídeo do Veduca. 

Gestão de Projetos e o Blog

Começo o blog com uma breve explicação a cerca do que é a Gestão de Projetos, e para que serve.
Primeiramente devemos saber o que é um projeto, e do que ele é consistido. Segundo o dicionário projeto é: 1. Plano, intento, desígnio; , ou seja, o planejamento daquilo que será feito, de como aquilo será feito, e onde aquilo será feito. 

Segundo o "manual" da GP, o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), projeto é:  é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo. Um projeto consiste de etapas, e é realizado em etapas:

 Inicio - Iniciação
 Meio - Planejamento, execução, monitoramento e controle
 Fim - Encerramento e conferência de metas

Sabendo o que é um projeto, a compreensão do que é a Gestão de Projetos torna-se muito mais fácil, ou quase isso. Gerir um projeto é aplicar conhecimentos matemáticos, administrativos, tecnológicos e sociais, para garantir a boa execução de um projeto. A visão holística, tão comentada atualmente é característica imprescindível de quem for exercer a função/cargo de gestor de projetos.

Deste blog pode se esperar notícias, ferramentas, reflexões e até estudos de caso, o weekly report será estendido para uma plataforma mais coloquial e amigável. 

Até a próxima!